Verwenden Sie Rechnungs-PDF zu Excel, um Rechnungsdetails und Positionen zu extrahieren, und überprüfen Sie dann die Werte vor dem Herunterladen. Unser Beispiel erstellt zwei Arbeitsblätter: Rechnungen und Positionen, mit der Rechnungsnummer 000184 und einem Gesamtbetrag von 1.320,00 USD.
Öffnen Sie die Rechnung und wählen Sie deren Gruppierung
Fügen Sie ein PDF mit auswählbarem Rechnungstext hinzu. Wählen Sie Eine Rechnung über alle Seiten, wenn mehrere Seiten zur selben Rechnung gehören; verwenden Sie die Option pro Seite, wenn jede Seite eine separate Rechnung ist.
Stellen Sie das Zahlenformat in der Rechnung passend zur Quelle ein. Unser Beispiel verwendet 1.234,56 mit einem Dezimalpunkt und einem Komma als Tausendertrennzeichen. Dies beeinflusst, wie Beträge interpretiert werden.
Extrahieren und überprüfen Sie die erkannten Daten
Wählen Sie Daten extrahieren und überprüfen Sie Lieferant, Rechnungsnummer, Daten, Währung, Summen und Positionen. Korrigieren Sie fehlende oder falsch erkannte Werte im Editor vor dem Exportieren.
Das Beispiel hat drei Positionsbeträge: 600,00, 360,00 und 240,00. Die Zwischensumme beträgt 1.200,00, die Steuer 120,00 und der Gesamtbetrag 1.320,00 USD. Behalten Sie die Rechnungsnummer 000184 als Kennung mit ihren führenden Nullen bei.
Laden Sie die Arbeitsmappe herunter und überprüfen Sie sie
Wählen Sie XLSX unter Download-Format und wählen Sie Start. Öffnen Sie sowohl das Arbeitsblatt für Rechnungen als auch für Positionen und bestätigen Sie, dass jeder Artikel der richtigen Rechnung zugeordnet ist.
Wählen Sie für CSV, ob Sie Rechnungsdatensätze oder Positionen exportieren möchten. Wenn Sie die Gruppierung nach der Extraktion ändern, extrahieren Sie erneut und überprüfen Sie die neuen Datensätze; das Ersetzen von Ergebnissen kann Ihre manuellen Bearbeitungen überschreiben.
Häufige Fragen
Berechnet das Tool meine Rechnung neu?
Es extrahiert die Daten und lässt Sie die erfassten Beträge überprüfen. Prüfen Sie Mengen, Preise, Steuern und Summen anhand des Originals, anstatt davon auszugehen, dass die erkannten Werte korrekt sind.
Warum gibt es zwei Excel-Arbeitsblätter?
Rechnungen enthält einen Datensatz pro Rechnung, während Positionen die einzelnen Gebühren mit einem Datensatzverweis enthält. Dies hält Details auf Dokumentebene von den Positionszeilen getrennt.
Probieren Sie es mit Ihrem Dokument aus
Überprüfen Sie das Ergebnis und speichern Sie dann die benötigte Version.
